E-Mail Knigge: Wie du bessere E-Mails schreiben kannst

Der berufliche Schriftverkehr ist heutzutage von schnellen E-Mails geprägt. Der Verteiler ist dabei oft groß, die Verantwortung hingegen klein. Anrede, Rechtschreibung und Grußformeln fallen unter den Tisch, hauptsache die Nachricht kommt herüber. Den heutigen Geschäfts-E-Mails mangelt es an Formalität und höflichen Umgangsformen. Wir von audimax zeigen dir, wie es richtig geht!

Grundregeln

1. Einfühlungsvermögen und gutes Benehmen

E-Mails sind ein gutes Instrument um die Ergebnisse einer Besprechung nochmal für alle zusammenzufassen und alle gleichzeitig auf den aktuellen Kenntnisstand zu bringen. E-Mails vernetzen die Mitarbeiter miteinander und können Besprochenes belegen, was bei Unstimmigkeiten äußerst hilfeich sein kann.

Jede positive Entwicklung bringt jedoch auch Negatives mit sich. So führen E-Mails selbst zu Unstimmigkeiten und Spannungen unter Arbeitskollegen. Eine schlampig verfasste Antwort, eine unüberlegte Reaktion, Rechtschreibfehler und andere formale und stilistische Fehler können beim Empfänger einen schlechen Eindruck hinterlassen und vielleicht sogar einen Konflikt aufkommen lassen. Die E-Mail ruft nicht zu selten mehr Emotionen hervor als sie eigentlich sollte.

Deswegen die erste Grundlage: Zeige Einfühlungsvermögen und verwende stets einen höflichen Schreibstil. Versetze dich in deinen E-Mail Kontakt und überlege dir, wie er deine Nachricht auffassen wird. Du solltest aber auch nicht jedem Wort eine zu hohe Bedeutung beimessen und außerdem nicht die schlechten Manieren deines Gegenübers spiegeln. Bleibe stets souverän und zeige so Anstand.

Der Internet-Pionier John Postel formulierte die Gundregel für den Netzwerk-Datenverkehr:

"Sei liberal bei dem, was du akzeptierst – sei konservativ bei dem, was du sendest."

Es ist außerdem empfehlenswert die E-mail noch einmal vor dem Abschicken im Ganzen durchzulesen. Dabei solltest du dir Anrede, Rechtschreibung, Interpunktion, Grammatik, Sprachstil, Grußformel und Unterschrift noch einmal anschauen. Da fast alle E-Mail Programme eine Funktion zur Rechschreibprüfung haben, kommt es nun umso schlampiger, wenn immer noch Rechtschreibfehler drin sind. Du solltest dich jedoch auch nicht komplett auf die Autokorrektur verlassen werden, da diese nicht einwandwandfrei funktioniert.

Die deutsche Eigenart, Kritik sofort nach außen zu tragen, sollte ebenfalls möglichst unterlassen werden. Denn in vielen Ländern wird ein solcher Ton als grobe Unhöflichkeit aufgefasst. Auch hierzulande kann der falsche Ton einen Streit anzetteln.

Auf was du ebenfalls verzichten solltest, sind Smileys. Denn diese sind für die Art von Nachricht zu verspielt und wirken unprofessionell. Perfektioniere lieber deine Ausdrucksweise, so wirst du auch ohne Emoticons auskommen.

Seit dem 1. Januar 2007 gelten für E-Mails verschiedene gesetzliche Vorschriften, die für Geschäftsbriefe in Papierform gelten. Es muss der vollständige Firmenname, Rechtsformzusatz und Sitz des Unternehmens eingefügt werden. Außerdem sind Registergericht und die Handelsregisternummer des Unternehmens sowie die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer anzugeben.

2. Kurze und prägnante Antwort

Heutzutage werden wir von E-Mails fast ertränkt. E-Mails, die zu lang sind, kosten Zeit und kommen beim Empfänger deswegen nicht gut an. Ebenfalls unbeliebt sind Personen, die immer den "Allen-Antworten" - Button wählen, statt die Nachricht an den tatsächlichen Ansprechpartner zu senden.

Deswegen solltest du dich schon im Betreff kurz halten. Der Betreff sollte den Zweck kurz und prägnant offen legen, sodass der Empfänger schon vor dem Öffnen weiß, was ihn ungefähr erwartet.

3. Zeitnahe Antwort

Die Geschwindigkeit der elektronischen Post ist ihr Vorteil, aber gleichzeitig auch ihr Nachteil. Da du schnell Nachrichten verfassen kannst, wird davon ausgegangen, dass du genau so schnell antworten kannst. Die Faustregel besagt, dass du innerhalb von 24h antworten solltest. Wenn du in dem Moment nicht antworten kannst, dann kannst trotzdem eine Mail verfassen, in der du schreibst, dass die Mail in Bearbeitung ist und eine Antwort folgen wird.

E-Mail Knigges

1. Tipp: Halte dich kurz

Deine E-Mail Nachricht sollte kurz sein und gleichzeitig alles nötige enthalten. Sie sollte auf keinen Fall länger als eine DIN-A4 Seite sein. Es ist empfehlenswert dem Empfänger Gliederungshilfen in Form von Absätzen zu geben, da sich (längere) Texte am PC-Bildschirm oder Smartphone schwerer lesen lassen. Es sollten aber nicht mehr als drei Abschnitte sein. Du solltest außerdem auf Ausschweifungen verzichten und die Sätze kurz und verständlich fassen, statt Nebensätze zu verwenden, da diese beim Empfänger zu viel Zeit beanspruchen.

2. Tipp: Drücke dich klar aus

Verwende nicht zu viele Fremdwörter, keine denglischen Wörter und fachspezifisches Wissen. Du solltest auch nicht mit Metaphern oder anderen stilistischen Spielereien um dich schmeißen und stattdessen eine schlichte und verständliche Sprache wählen. Abkürzungen kommen ebenfalls nicht gut an. Denn es kann sein, dass dein E-Mail-Kontakt die verwendeten Abkürzungen nicht kennt. Daneben kommt es für diesen so herüber, als wärst du zu faul zum Ausformulieren gewesen. Abgesehen davon lesen sich Abkürzungen im Text nicht wirklich angenehm. Abkürzugen unterbrechen den Lesefluss, vor allem dann, wenn der E-Mail Kontakt erst einmal über die Bedeutung der Abkürzungen nachdenken muss.

Tipp 3: Verzichte auf ironischen Ausdruck

Ironische Ausdrücke sind im Geschrieben noch schwerer zu entlarven als im Gesprochenen. Deswegen solltest du besser komplett auf diese verzichten, wenn du geschäftliche E-Mails verfasst. Eine ironische Ausdrucksweise lässt dich übrigens arrogant wirken und gehört nicht in den Geschäftsverkehr.

Tipp 4: Immer freundlich bleiben!

Auch E-Mails können einen freundlichen und unfreundlichen Ausdruck vermitteln. Ausrufezeichen machen den Satz zu einem geschrieenen Satz. Fange deswegen mit einer höflichen Anrede an, denn die ist neben einem freundlichen Schlusswort Grundregel.

Tipp 5: Verwende nicht zu viele Links

Links können vom eigentlichen Inhalt ablenken und den Lesefluss stören. Sie können aber auch Sachverhalte verständlicher machen und eine zusätzliche Anlage zur weiterführenden Information sein. Jedoch ist es aufgrund des ablenkenden Faktors vorteilhafter diese am Ende der Mail zu setzen. Zum Ende der Nachricht hat der Leser immer noch die Möglichkeit die Links aufzumachen.

Tipp 6: Hänge der Mail nur das Nötigste bei

Wichtige Angelegenheiten solltest du immer besser in die E-Mail selbst herein schreiben, denn unnötitge Anhänge vergeuden unnötig viel Zeit. Außerdem solltest du darauf achten, dass deine Anhänge nicht zu groß sind, da sie sonst das Postfach des Empängers überbeanspruchen könnten. Am besten die E-Mail ist nicht größer als fünf Megabyte.

 


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