Ein Stapel Papier liegt auf einem weißen Tisch. Man sieht nur den Anschnitt
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Personalakte: Inhalt, Aufbau, Einsicht

Dass eine Personalakte über sie existiert, wissen die meisten – doch interessieren tut es sie häufig nicht. Dabei enthält die Personalakte viele wichtige Informationen

Außer im öffentlichen Dienst gibt es für Arbeitgeber keine gesetzliche Verpflichtung, eine Personalakte zu führen. Dennoch tun es die meisten Firmen, da die Personalakte übersichtlich alle relevanten Unterlagen und Informationen zum Mitarbeiter und dessen Arbeitsverhältnis mit dem Unternehmen enthält.

Inhalt der Personalakte

Die Personalakte wird vom Chef angelegt und betrifft persönliche wie dienstliche Verhältnisse des Arbeitnehmers, die in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Für Art, Umfang und Aufbau der Personalakte gibt es allerdings keine Vorgaben – lediglich der Bezug zum Dienstverhältnis muss gegeben sein. Arbeitgeber dürfen also nicht grundsätzlich jede Information über ihre Angestellten sammeln. Bestandteil der Personalakte könnten etwa folgende Unterlagen sein:

Personalbezogene Unterlagen

Vertragsbezogene Unterlagen

Sozialversicherungsunterlagen

  • Sozialversicherungsausweis
  • Anmeldung und Nachweise zur Krankenkasse

Steuerunterlagen

Amtliche Urkunden

Sonstige Unterlagen

  • Nachweise über Fortbildungen
  • Abmahnungen inklusive möglicher Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
  • Sonstiger Schriftwechsel zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Personalakte: Das gehört nicht hinein

Informationen und Unterlagen, die die Privatsphäre des Arbeitnehmers betreffen und in keinerlei Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen, haben in der Personalakte nichts verloren. Krankmeldungen mit Datum oder sogar Nennung des Grunds sind beispielsweise nicht erlaubt. Eine Ausnahme bilden hier nur auffällige Krankschreibungen – etwa wenn der Mitarbeiter trotz Krankmeldung erwiesenermaßen sportlich aktiv ist oder sich grundsätzlich jeden Montag krank meldet.

Betrifft die Erkrankung die Arbeitsleistung, kann diese auch in der Personalakte vermerkt werden. Ein Beispiel wäre hier etwa Alkoholismus – es kann den Arbeitsablauf stören oder gar Dritte gefährden, wenn alkoholkranke Menschen angetrunken zur Arbeit kommen.

Die Behandlung beim Betriebsarzt wiederum unterliegt wie die Behandlung bei jedem anderen Arzt der ärztlichen Schweigepflicht.

Aufbau der Personalakte

Wie die Personalakte aufgebaut ist, obliegt allein der Entscheidung des Arbeitgebers. Gesetzliche oder andere Vorgaben gibt es hier nicht.

Personalakte: Wer hat Einsicht?

Die Inhalte der Personalakte sind sehr persönlich – aus diesem Grund haben auch nur die wenigsten ein Recht auf Einsichtnahme. Das sind maximal drei Personen im Unternehmen: der Chef, gegebenenfalls der Personalverantwortliche und der jeweilige Mitarbeiter selbst. Weder der Betriebsrat noch ein dazu bevollmächtigter Anwalt bekommen Einblick in die Personalakte. Einzige Ausnahme: Der Arbeitnehmer kann ein Mitglied des Betriebsrats bei der Einsichtnahme hinzuziehen.

Auch wenn die wenigsten Mitarbeiter von ihrem Recht auf Einsicht in die Personalakte Gebrauch machen, kann diese sehr aufschlussreich sein. So können Mitarbeiter durch die Einsichtnahme etwa überprüfen, ob tatsächlich keine unerlaubten Unterlagen beziehungsweise in der Personalakte sind. Finden sich doch entsprechende Dokumente, kann der Angestellte verlangen, dass diese Unterlagen aus der Akte entfernt werden.

Das Recht auf Einsichtnahme in die eigene Personalakte erlischt übrigens auch nach einer Kündigung, beziehungsweise der Beendung des Arbeitsverhältnisses nicht. Das Unternehmen muss steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre lang aufbewahren – andere Unterlagen so lange, bis mögliche Ansprüche des Arbeitnehmers verjährt sind. Das sind in der Regel drei Jahre. Abmahnungen wiederum können nach gewisser Zeit wieder aus der Personalakte entfernt werden, wenn keine aktuellen Vorfälle dagegen sprechen. Eine klar festgelegte Frist dafür gibt es aber nicht, diese kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren.

Elektronische Personalakte: Datenschutz

Die wenigsten Firmen dürften die Personalakten ihrer Mitarbeiter noch auf Papier im Ordner aufbewahren. Die Zukunft ist vielmehr digital und etwa auf dem Firmenserver oder in der Cloud gespeichert, um jederzeit und überall Zugriff auf die Daten zu haben. Das darf der Arbeitgeber aber nicht ohne schriftliche Zustimmung des Arbeitnehmers. So ist im Bundesdatenschutzgesetz geregelt, dass die Mitarbeiter einer automatisierten Verarbeitung ihrer persönlichen Daten zustimmen müssen.

Dies kann etwa auch direkt mit dem Arbeitsvertrag geregelt werden – die entsprechende Passage muss deutlich hervorgehoben werden. Falls eine Betriebsvereinbarung geschlossen ist, kann der Betriebsrat einer elektronischen Akte für alle Angestellten zustimmen, ohne dass jeder Mitarbeiter einzeln seine Unterschrift abgeben muss. Beschäftigt der Betrieb mehr als 20 Mitarbeiter, muss der Arbeitgeber außerdem einen Datenschutzbeauftragten benennen.


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