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Zeitmanagement-Methoden

Ein gutes Zeitmanagement kann dabei helfen, Stress im Berufsalltag zu reduzieren. Wir erklären dir, wie du effizient arbeiten kannst, indem du dich selbst managest und motivierst.

Stressreduktion durch das richtige Zeitmanagement

Mit Stress im Job haben nicht nur Führungskräfte zu kämpfen. Lange Arbeitszeiten und viel Verantwortung belasten alle Angestellten dauerhaft. Die Folgen dieser  Dauerbelastung treten nicht selten nach außen hin in Erscheinung. Auch Berufseinsteiger haben immer höhere Ansprüchean sich selbst. Der Stressfaktor spiegelt sich in der steigenden Zahl stressbedingter Krankheiten wie Bluthochdruck, Magen- und Darmprobleme, Schlafstörung oder Burnout wider. Stressbewältigung steht daher bei vielen Unternehmen im Vordergrund. Arbeitgeber sind vermehrt an Programmen zur Stressbewältigung beziehungsweise - vermeidung für ihre Mitarbeiter interessiert. Denn das richtige Zeitmanagements trägt unter anderem zur Stressreduktion bei. Die Fähigkeit des richtigen Zeitmanagement ist außerdem vermehrt eine der gefragten Fertigkeiten im Beruf.

Die effektivsten Zeitmanagement-Methoden

Privates Leben und Freizeit verschmelzen zunehmend, was sich negativ auf die Qualität der Arbeit auswirken kann. Die Ablenkungen am Arbeitsplatz werden dazu zunehemend unter anderem durch die neuen Medien facettenreicher, wodurch wir oft unser Ziel aus den Augen verlieren. Deswegen wird es umso wichtiger eine Tages-, Wochen-, oder Monatsplanung zu machen. Mit dem richtigen Zeitmanagement schafft man es, seine Pflichten pünktlich zu erfüllen und beruhigt in den Feierabend zu gehen. Mit den folgenden Zeitmanagement-Methoden gelingt es dir, die Dinge in deinem Leben in die richtige Rangfolge zu bringen und Arbeits- und Privatleben erfolgreich zu trennen.

ABC-Methode

Bei der ABC-Methode ordnest du Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit in folgende drei Gruppen ein:

  • Sehr wichtig: Diese Aufgaben haben oberste Priorität und sollten zuerst erledigt werden
  • Wichtig: Diese Aufgaben sind ebenfalls wichtig und sollten im Anschluss an die vorherigen Aufgaben erledigt werden.
  • Weniger wichtig: Diese Aufgaben sollten zuletzt erledigt werden.

Mit dieser Methoe kannst du sowohl deine Woche als auch deinen Monat planen.

Kanban-Methode

Bei dieser Methode sortierst du deine Aufgaben in die folgenden drei Bereiche:

  • Zu erledigen
  • In Arbeit
  • Erledigt

Du kannst die Themen entweder analog mit Post-its zuweisen oder mittels eines digitalen Boards. Das Schaubild, welches du erstellt hast, gibt dir einen guten Überblick über die noch zu erledigenden Aufgaben.

Eisenhower-Prinzip

Beim Eisenhower-Prinzip arbeitest du mit einer Vierfelder-Matrix. Die Aufgaben ordnest du den folgenden vier Quadranten zu:

  • wichtig und dringend zu erledigen (A-Aufgaben)
  • wichtig, aber nicht dringend (B-Aufgaben)
  • nicht wichtig, aber dringend (C-Aufgaben)
  • weder wichtig noch dringend (P-Aufgaben)

Die Aufgaben sortierst du hier also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit. Es liegt dabei bei dir, wie du die Aufgaben priorisierst.

ALPEN-Methode

Das Akronym A.L.P.E.N. steht für:

  • A ufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • L änge schätzen
  • P ufferzeiten einplanen
  • E ntscheidungen treffen
  • N achkontrolle der Erledigungen

Mit dieser Methode kannst du deine Arbeitsweise optimieren. Im ersten Schritt erstellst du eine To-Do Liste. Du schreibst dir alle Aufgaben, die für den morgigen Tag anstehen, auf. Im zweiten Schritt versucht du die Zeit, die du für die Erledigung der Aufgaben brauchst, einzuschätzen. Da du bei der Erledigung der Aufgaben gestört werden könntest, solltest du dir Pufferzeiten für die Aufagen einplanen. Beim vierten Schritt musst du priosieren. Manchmal musst du ein paar Aufgaben weg lassen oder an andere abgeben, um in der vorgegebenen Zeit an dein Ziel zu kommen. Deine Aufgaben kannst du zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip oder nach der ABC-Methode priorisieren. Wenn am Ende des Tages noch Zeit bleibt, solltest du zuvor delegierte Aufgaben nicht selbst erledigen. Setze dir stattdessen neue Ziele für den nächsten Tag. Im letzten Schritt kontrollierst du nach, welche Aufgaben erledigt wurden und welche noch offen stehen. Offene Aufgaben müssen in die Planung des nächsten Tages aufgenommen werden. Kontrolliere auch deine Planung selbst, denn vielleicht kannst du diese optimieren.

Zusätzliche Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Neben der Sortierung deiner Aufgaben nach der Wichtigkeit solltest du darauf achten, dich nicht zu sehr irgendwelchen Ablenkungen hinzugeben und fokussiert auf deine Ziele hin zu arbeiten. Damit ersparst du dir Stress kurz vor der Deadline.

1. Tipp: Beobachte, was dir in deinem Alltag Zeit raubt. Achte einmal darauf, wie viel Zeit du pro Tag in den sozialen Medien verbringst oder wie oft und wie lange du Pausen machst.

2. Tipp: Fasse verwandte Aufgaben zu Blöcken zusammen und erledige sie mit einem Mal. So ersparst du dir doppelte Wege und Schleifen, die Zeit kosten.

3. Tipp: Traue dich, deine Aufgaben auch mal an andere abzugeben. Du solltest realisieren, dass du nicht immer alles alleine schaffen kannst.

4. Entwickle Routinen und präge sie dir ein, denn sie sparen Zeit und dein Alltag ist so bereits vorstrukturiert.

5. Gestehe dir zu, dass du nicht immer von Anfang an alles perfekt machen kannst und Fehler vorkommen können. Setze dich also nicht unter Druck, damit reduzierst du Stress!

6. Behalte die 30-Sekunden-Regel im Hinterkopf: Erledige das, was du in 30 Sekunden erledigen kannst, sofort. Damit hast du viel weniger To-dos auf deiner Liste und kannst dich komplett den langwierigeren Sachen hingeben.

7. Versuche, Beruf und Freizeit zu trennen. Setze dir eine Uhrzeit, zu der dein Privatleben beginnt.

Vorteile eines guten Zeitmanagements

1. Du hast weniger täglichen Druck und kannst dich mehr kreativen Sachen hingeben.

2. Du kannst pünktlich und beruhigt in den Feierabend gehen, da du weißt, dass du alle notwendigen Sachen erledigt hast.

3. Du machst auf dein Umfeld einen positiveren Eindruck. Deine Arbeitskollegen werden sich freuen, mit dir im Team zu arbeiten.

Um dir einen Plan aufzustellen und damit Stress zu reduzieren, braucht es auf jeden Fall Selbstdisziplin und Eigenmotivation. Denn wenn diese fehlen, scheitert das Zeitmanagement. Um dich selbst zu motivieren, solltest du dir realistische Ziele setzen und eine Belohnung beziehungsweise einen Ausgleich festlegen. Auch eine gute Arbeitsatmosphäre kann dazu beitragen, dass du motivierter bist.

Auch wenn der erste Schritt vielleicht nicht so einfach sein wird, wirst du spüren, wie gut dir der Tages-, Wochen- oder Monatsplan tut. Wenn du die Erstellung einmal in deinen Alltag integriert hast, wirst du all deine Aufgaben stressfrei erledigen können. Das wird sich auch positiv auf deine Eigenmotivation auswirken und zur Stressreduktion beitragen.

Zeitmanagement gleich Selbstmanagement

Wenn von Zeitmanagement die Rede ist, dann ist eigentlich von Selbstmanagement die Rede. Denn die Zeit lässt sich nicht managen, da sie immer gleich schnell verläuft. Was man tun kann, ist die anstehenden Themen nach Wichtigkeit zu sortieren und Aufgaben eventuell auch abzugeben.

 


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