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Referenzschreiben – wärmstens empfohlen!

Im englischsprachigen Raum als ›letter of recommendation‹ bekannt werden Referenzschreiben auch im deutschsprachigen Raum immer wichtiger. Nur einer von vier Bewerbern gibt Referenzen an – nutze das aus und hebe dich von der Masse ab! Wie? Das erfährst du hier von uns.

Referenzschreiben – Was ist das?

Ein Referenzschreiben ist neben Deckblatt, Dritter Seite und Motivationsschreiben ein optionales Zusatzdokument für deine Bewerbung. In einem Referenzschreiben soll eine unabhängige Person glaubhaft positiv deine Eignung darstellen und deine Kompetenzen beglaubigen.

Referenzschreiben werden nicht in jeder Stellenanzeige explizit verlangt. Eine bis maximal drei Referenzen werten eine Bewerbung auf und können dir einen Vorteil gegenüber anderen Bewerbern verschaffen. Stipendien, Praktika und Studienplätze – Referenzen sind nicht nur für deine Bewerbung um einen Arbeitsplatz wichtig. Referenzschreiben über ehrenamtliche Tätigkeiten treffen beispielsweise eine Aussage über die soziale Kompetenz oder andere Soft Skills, die im Bewerbungsprozess eine wichtige Rolle einnehmen können.

Referenzschreiben vs. Empfehlungsschreiben – Der Unterschied

Referenzschreiben, Empfehlungsschreiben, Arbeitszeugnis – drei Dokumente, die denselben Zweck verfolgen:

  • Arbeitszeugnis: Das qualifizierende Arbeitszeugnis ist vom Arbeitgeber oder der Personalabteilung ausstellbar. Es hat einige Nachteile:  Laut Artikel §109 Absatz 2 der Gewerbeordnung muss es wohlwollend formuliert sein und steht dir gesetzlich zu. Als Nachteil für dich kommt die spezielle Sprache hinzu. Viele positive Ausdrücke und Formulierungen werden verwendet, um dem Gesetz nachzukommen, werden aber von allen Personalern negativ interpretiert. Alles Wichtige zu dieser Geheimsprache verraten wir dir hier.
  • Empfehlungsschreiben: Das Empfehlungsschreiben ist an einen konkreten Ansprechpartner gerichtet. Der Schwerpunkt liegt thematisch in der Zukunft, da es sich meist um eine Empfehlung für eine konkrete Stelle handelt.
  • Referenzschreiben: Das Referenzschreiben ist allgemeiner gehalten und hat keinen bestimmten Empfänger. Der Schwerpunkt liegt meist in der Vergangenheit. Thematisch werden erworbene Qualifikationen, Erfolge und ausgeführte Tätigkeiten abgedeckt.

Referenzschreiben – Wer ist geeignet, wen kannst du fragen?

Im Prinzip darf jeder ein Referenzschreiben ausstellen. Überlege dir, wessen Einschätzung für dich förderlich sein kann. Bist du Schüler oder Student? Dann kommen für dich Lehrer, Professoren und Dozenten in Frage. In der Ausbildung oder während eines Trainee-Programms wendest du dich an deinen Mentor oder Ausbilder. Vorgesetzte oder eine bekannte Persönlichkeit aus einem Kompetenzfeld eignen sich nahezu immer. Generell sollte die Person deiner Wahl bestimmte Anforderungen erfüllen. Sie sollte:

  • über einen längeren Zeitraum mit dir zusammengearbeitet haben und dich so gut kennen, dass bei eventueller telefonischen Rückfrage auch noch nach Monaten die Angaben des Schreibens bestätigen werden können.
  • eine Hierarchiestufe höher stehen oder über mehr Wissen und Erfahrung verfügen, um dich realistisch beurteilen zu können.
  • eine objektive Sicht auf dich haben und beruflich oder gesellschaftlich angesehen sein.

Referenzschreiben – Wie fragt man danach?

Referenzschreiben werden freiwillig und auf Anfrage erstellt. Wie du richtig nach einem Referenzschreiben fragst erfährst du hier:

  • Als Student: Professoren sind es gewohnt Empfehlungsschreiben auszustellen. Du solltest darauf achten, dass er dich persönlich kennt und einen positiven Eindruck von dir hat. Am besten eignet sich der Betreuer der Abschlussarbeit oder ein Professor für den du als studentische Hilfskraft angestellt warst.
    Plane für dein Referenzschreiben genug Zeit ein und passe den richtigen Zeitpunkt ab. Vermeide für deine Anfrage die Prüfungszeiten, melde dich für die Sprechstunde an oder schreibe frühzeitig eine E-Mail.

Gib dem Professor alle notwendigen Informationen. Von Unterlagen, wie Zeugnisse und Lebenslauf, bis zur Erläuterung deines Vorhabens – auch wenn das Referenzschreiben allgemein gehalten werden soll, muss der Aussteller wissen, ob du eine eher fachliche oder persönliche Einschätzung brauchst und ob das Schreiben ein bestimmtes Format oder Vorgaben erfüllen muss.

Hier ein Beispiel:

Sehr geehrter Herr Professor Mustermann,
im Sommersemester 2018 haben Sie meine Bachelorarbeit zu Musterthema betreut. Nun möchte ich mich für verschiedene Masterstudiengänge mit Schwerpunkt auf eben diesem Thema bewerben. Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir ein Referenzschreiben ausstellen würden. Die Bewerbungsfristen der Universitäten Enden zwischen dem 15. und 31. Juli 2018. Notwendige Unterlage kann ich Ihnen gerne per Mail zusenden oder bei Ihnen vorbeibringen, um in einem persönlichen Gespräch eventuelle Fragen zu klären.
Vielen Dank im Voraus und freundliche Grüße,
Manuela Musterfrau

  • Als Angestellter: Eine gute Gelegenheit dafür, um ein Referenzschreiben zu bitten, ist der Wechsel des Vorgesetzten. Geht es um den internen Aufstieg, vereinbarst du einen Termin mit deinem Chef. Halte Nachweise für deine Erfolge bereit und begründe deine Anfrage. Diese Begründung kann dem Aussteller eine grobe Richtung weisen, welche das Schreiben einschlagen sollte.

Hier ein Beispiel:

Liebe Frau Musterfrau,
nach fünf Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit wünsche ich Ihnen nur das Beste für Ihren verdienten Ruhestand. Im selben Zuge möchte ich noch eine letzte Bitte äußern: Sie haben mich in diesen fünf Jahren geleitet und gefördert. Auch dafür bedanke ich mich. Da Sie mich und meine Fähigkeiten somit sehr gut einschätzen können, möchte ich Sie bitten, ein Referenzschreiben für mich anzufertigen. Gerne komme ich für ein persönliches Gespräch um eventuelle Fragen zu klären bei Ihnen vorbei.
Vielen Dank im Voraus und liebe Grüße,
Max Mustermann

Referenzliste – Wo werden Referenzen in der Bewerbung platziert?

Das Referenzschreiben kommt in den Anhang deiner Bewerbung. Nach Lebenslauf und optionaler ›Dritten Seite‹ führst du auch das Referenzschreiben im Anlagenverzeichnis deines Bewerbungsschreibens auf.

Referenzen müssen nicht zwingend ein Referenzschreiben verfassen. Die Person kann dir auch anbieten, als Ansprechpartner in deiner Bewerbung genannt zu werden. Dies nennt man ›Referenz auf Anfrage‹. Die jeweilige Referenz kannst du bei der passenden beruflichen Station in deinem Lebenslauf angeben. Ebenfalls möglich ist eine Referenzliste. Diese sollte aus mindestens zwei Referenzen bestehen. Du platzierst sie entweder am Ende des Lebenslaufs, vor oder nach der Unterschrift, oder auf einem extra Blatt, das du nach dem Lebenslauf in die Bewerbungsmappe packst – dann solltest du die Liste auch im Anlagenverzeichnis im Anschreiben aufführen.

Diese Informationen solltest du über deine Referenzen angeben:

  • Name der Referenz
  • Beziehung zu der Person und dem Unternehmen
  • Adresse des Unternehmens
  • Telefonnummer
  • EMail-Adresse
  • Bevorzugte Kontaktaufnahme

Wenn du deine Referenzen auf diese Art in deiner Bewerbung aufnimmst, solltest du dafür sorgen, dass sie davon weiß und damit einverstanden ist. Erkundige dich dabei gleich nach der bevorzugten Kontaktmethode – so ist die Person auf einen Anruf oder eine E-Mail vorbereitet. 

Referenzschreiben – Was muss rein?

In der Gestaltung eines Referenzschreibens bist du relativ frei. Halte dich am besten an die Vorgaben der DIN Norm 5008 für Geschäftsbriefe. Das Schreiben sollte auf eine DIN A4 Seite passen und, wenn möglich, auf Firmenpapier gedruckt werden – das wirkt seriöser.

Empfehlungsschreiben von Vorgesetzten, die bei der internen oder externen Bewerbung unterstützen sollen, enthalten keine Kritik. Im akademischen Bereich oder in Referenzschreiben für Berufseinsteiger kann Lob jedoch mit sparsam dosierten Hinweisen auf Entwicklungspotential zur Glaubwürdigkeit beitragen. Auf direkte Kritik solltest du verzichten.

An diesem groben Aufbau kannst du dich orientieren:

  • Briefkopf mit Ort und Datum
  • Betreffzeile mit namentlicher Erwähnung des Bewerbers
  • Allgemein gehaltene Anrede: ›Sehr geehrte Damen und Herren‹
  • Hauptteil:
    • Angaben zum Bewerber
    • Angaben zur Beziehung des Ausstellers zum Bewerber, beispielsweise Position des Ausstellers und Dauer der Anstellung des Bewerbers
    • Begründung der Empfehlung durch fachliche Qualifikationen, Erfolge und Tätigkeiten
    • Aufzeigen von Soft Skills
    • Hinweis für Rückfragen zur Verfügung zu stehen, Zukunftswünsche und explizite Empfehlung
  • Grußformel und Unterschrift

Referenzschreiben – Muster zum kostenfreien Download

Referenzschreiben - Word Vorlage

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