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Ready to scrumble: Agile Arbeitsweisen im Check

Agile Arbeitsweisen sind nichts für Eigenbrötler. Wer mit Scrum arbeitet, sollte Offenheit, Flexibilität und Kommunikationsstärke mitbringen.

Als Timon von der Thüsen vor einigen Monaten mit seinem Team die technischen Voraussetzungen dafür schaffte, dass im Onlineshop von Otto künftig einzelne Kleidungsstücke zu kompletten Outfits zusammengestellt werden können, da hatte er keinen Projektleiter. Aber viel Autonomie.

Jeden Tag um Punkt zehn Uhr traf er sich mit seinen Teamkollegen zum sogenannten Daily-Standup-Meeting. Diese Routine ist fest in seinen Arbeitsalltag integriert und bietet Raum für alles, was es innerhalb des Teams zu besprechen gibt: fachliche Herausforderungen in der täglichen Arbeit, Unstimmigkeiten im Team, Absprachen mit anderen Fachbereichen. Außerdem trägt jeder Einzelne vor, wie weit er mit seiner Aufgabe bis zu diesem Zeitpunkt gekommen ist. Die Zeit ist dabei strikt limitiert: Fünfzehn Minuten dauert das Treffen, dann geht jeder zurück an seine Arbeit.

Rollenspiel mit festen Regeln

Von der Thüsen ist Teil von einem der mehr als 20 interdisziplinär zusammengesetzten Teams bei Otto, die den Onlineshop des Unternehmens täglich weiterentwickeln und alles daran setzen, laufend neue technische Features auf der Seite zu implementieren. Neben von der Thüsen als Produktmanager ist noch ein technisch Verantwortlicher dabei, außerdem eine UX-Designerin, eine Webanalystin und eine Reihe von Entwicklern, die für die technische Umsetzung der Ideen und Projekte sorgen. All diese Teams arbeiten nach dem Projektmanagementmodell Scrum, einer Art Rollenspiel mit fest definierten Regeln, das zum Einsatz kommt, um Teamarbeit im Unternehmen zu fördern, technische Neuerungen schnell zum Einsatz zu bringen und laufend Feedback einzuholen.

Wie die Arbeit nach Scrum im Detail funktioniert, erklärt Johannes Reuter vom IT-Projekthaus Inovex. Als Webentwickler ist er derjenige, der die meiste Zeit am Tag Features für Webapplikationen entwickelt. Weil seine wahren Projekte der Geheimhaltung unterliegen, erläutert er den Scrum-Prozess an einem Beispiel. »Nehmen wir an, dass das Ziel sein soll, dass User bei Facebook Beiträge liken können«, sagt er. Der Product Owner, also laut Scrum-Modell derjenige, der das Ziel des jeweiligen Projektes die ganze Zeit über fest im Auge behält, definiert dann zunächst die initialen Anforderungen. Diese werden in Form von sogenannten User-Stories formuliert: »Als Facebook-Nutzer möchte ich Beiträge genau einmal liken können«, »Als Facebook-Nutzer kann ich mein Like auch wieder entfernen«, »Als Facebook-Nutzer kann ich die Likes von meinen Freunden sehen« und so weiter.

Sprints dauern zwei Wochen

Den großen Stapel an User-Stories und anderen Aufgaben, den sogenannten Product Backlog, sortiert der Product Owner nach Wichtigkeit, bevor der erste der sogenannten Sprints beginnt, die jeweils zwei Wochen andauern. Am Montag der ersten Woche trifft er sich mit dem Scrum Master und stellt dem Team das Projekt vor. Die Gruppe schätzt daraufhin eigenständig, wie viele der Aufgaben es in den kommenden zwei Wochen schaffen kann. Diese nimmt es vom Stapel und hängt es gut sichtbar für alle an die Wand im Büro. Am Freitag der zweiten Woche präsentieren schließlich alle die Aufgaben, die sie erledigt haben. Am Montag darauf folgt der nächste Sprint.

Wer mit Scrum arbeitet, kommuniziert viel und häufig: Mit den Kollegen im Team gilt es, sich ständig gegenseitig darüber auf dem Laufenden zu halten, woran der Einzelne gerade arbeitet, welche Schwierigkeiten es möglicherweise gibt und welche Erfolge bereits zu verzeichnen sind. Weil die einzelnen Mitglieder nicht zwangsläufig alle einen Informatik-Hintergrund haben, sondern beispielsweise aus der Marketing-Abteilung dazustoßen oder für das Design zuständig sind, sprechen alle so, dass auch Fachfremde sie verstehen. Das gewährleistet, dass alle fortlaufend das gleiche Ziel verfolgen.

Agile Projektmanagement-Methode

»Scrum ist eine agile Projektmanagement-Methode, bei der ein Team möglichst schnell ein lauffähiges Produkt erstellen möchte«, erklärt Reuter. »So können wir direkt Feedback einholen, um dann genau zu wissen, in welche Richtung wir weiterarbeiten sollen.« Das stehe im Kontrast zu starreren Projektmanagement-Tools, bei denen ein Projekt zunächst komplett durchgeplant und dann umgesetzt werde, so Reuter weiter. Und das hat einen guten Grund: Denn überall dort, wo die Digitalisierung den Fortschritt bestimmt, ändern sich Technologien inzwischen so rasend schnell, dass die Planer gar nicht mehr hinterherkommen. Unternehmen können es sich schlichtweg gar nicht mehr leisten, Neuerungen langfristig zu planen. »Überall sind Unternehmen frustriert, weil sie versuchen, Pläne zu erfüllen und Ziele zu erreichen, die zunächst über die Maßen detailliert geplant wurden und so auch schnell obsolet geworden sind«, sagt Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz. Also müssen neue Methoden her. Solche, die sicherstellen, dass das Auto, an dem ein Konzern sieben Jahre lang baut, auch dann noch ein attraktives Produkt ist, wenn es schließlich auf den Markt kommt. Und in den Jahren danach. Weil es sich mit dem aktuellsten Smartphone verbinden lässt und nicht etwa einem Handy aus Zeiten, in denen Smartphone noch ein Fremdwort war.

Der Vorteil eines Produkts, das in der Arbeit mit Scrum entsteht, ist, dass es eben nicht nur ein Produkt gibt. Im Idealfall entstehen alle zwei Wochen kleine Teilprojekte, die direkt auf dem Markt präsentiert werden. Weil die Aufgaben entsprechend sortiert sind, kann beispielsweise ein Onlineshop eben auch dann schon live gehen, bevor er final fertiggestellt ist. Kunden können dann zwar erst einmal nur mit Kreditkarte anstelle von Paypal bezahlen, dafür kann das Unternehmen aber direkt Feedback einholen, um die weitere Richtung im Arbeitsprozess zu bestimmen und den nächsten Sprint zu planen.

Scrum für eine schnelle Projektumsetzung

»Scrum eignet sich ideal, um Änderungen für neue Features schnell umzusetzen«, sagt Holger-Thomas Kaßner, Developer Core bei Shopware. Weil alle Arbeitsaufgaben permanent vom Wandel gekennzeichnet sind, braucht es eine große Flexibilität und Offenheit, mit der sowohl der Kritik am Produkt als auch an der eigenen Person begegnet wird.

Wer jetzt Interesse an Scrum bekommen hat, der sollte es einfach mal ausprobieren. Die Regeln kann sich jeder selbst anlesen, entweder mit Hilfe von Büchern oder auf zahlreichen Seiten im Internet. Uni-Projekte, bei denen im Team IT-Projekte entwickelt werden, eignen sich, um die Arbeit mit Scrum zu organisieren und entsprechend Rollen zu vergeben. Ayelt Komus, Professor in Koblenz, lässt sogar seine Studenten schon nach dieser agilen Form arbeiten, indem sie die Arbeitsergebnisse so strukturieren, dass früh erste aussagekräftige und in sich vollständige Abschnitte vorliegen, die eine schnelle Lernkurve ermöglichen und unmittelbar zeigen, wo die Herausforderungen und notwendige Aktivitäten liegen. »Fail early, fail often, fail cheap«, lautet Komus’ Arbeitsmotto.


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