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Rechnungen schreiben als Student - was ist bei der Selbstständigkeit zu beachten?

Viele Studierende sind darauf angewiesen, neben dem Studium noch Geld zu verdienen. Hierbei gibt es jedoch weit mehr Möglichkeiten, als der typische Dienst im Discounter, hinterm Tresen einer Imbisskette oder als Kellner. Etliche Studierende machen sich während ihres Studiums schlicht selbstständig - teils, um bereits während des Lernens Erfahrungen in ihrem Bereich zu sammeln, oder aber, weil sie ihr Hobby schlichtweg zum Beruf machen können. Nur ist die Selbstständigkeit keine bloße Freiheit, denn es kommen auch Pflichten auf die Studierenden hinzu. Auf was geachtet werden muss und wo es Hürden gibt, zeigen wir in diesem Artikel.

Buchhalterische Pflichten

Zuallererst müssen auch Studierende die selbstständige Tätigkeit dem Finanzamt melden. Hier genügt zuerst ein einfacher Hinweis, damit das Finanzamt den notwendigen Bogen zum Ausfüllen schickt. Je nach Selbstständigkeit ist zudem eine Gewerbeanmeldung notwendig. Wer selbst noch keine Steuernummer hat, der beantragt diese auf dem Weg gleich mit - und überlegt sich, ob eine Umsatzsteuernummer sinnvoll ist. Gleichfalls ist zu überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung genutzt werden soll. Diese ist bis zu einem Jahresumsatz von 17.500 Euro möglich und bedeutet, dass Studierende keine Umsatzsteuer berechnen dürfen - aber auch keine Vorsteuer absetzen können. Ansonsten gilt:


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  • Rechnungen - jede Dienstleistung muss über eine Rechnung abgerechnet werden. Die Rechnung muss den gängigen Vorschriften entsprechen, also eine Rechnungsnummer, die Art der Leistung, den Zeitpunkt der Leistung, den Preis, die Anschrift des Kunden und die Angaben zum Unternehmen aufweisen. Einzige Ausnahme ist die Selbstständigkeit als Selfpublisher. In diesem Fall sind Tantiemen die Einnahmen, über die keine Rechnung geschrieben werden muss. Wer bei Rechnungen Hilfe benötigt, kann auch eine günstige Software für Studenten nutzen.
  • Buchhaltung - grundsätzlich ist es wichtig, direkt vom ersten Tag an eine ordentliche Buchhaltung zu führen. Hierzu gehören nicht nur Übersichten über die Ein- und Ausgaben, sondern auch Rechnungen, Belege, die Buchung der einzelnen Beträge. Es ist sinnvoll, sich direkt ein Buchhaltungsprogramm anzuschaffen. Die meisten Programme inkludieren auch die Rechnungserstellung, sodass sichergestellt ist, dass die Rechnungen korrekt sind.
  • Aufbewahrung - Rechnungen müssen aufbewahrt werden. Dies ist mittlerweile in digitaler Form üblich. Doch auch Belege und Quittungen von Käufen dürfen nicht fortgeworfen werden, sofern sie mit dem Betrieb zusammenhängen oder als Ausgabe geltend gemacht werden. Auch hier gilt: Die digitale Aufbewahrung ist heute notwendig.
  • Steuererklärung - wer selbstständig ist, muss jährlich die Steuererklärung einreichen. Je nach Betrieb wird zu der Anlage S (Selbstständigkeit) nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung notwendig. Die Frist für die Abgabe der Steuererklärung ist ab 2019 der 31.07.

Wer sich anfangs noch unsicher ist, der sollte einmal kurz eine Beratung bei einem Steuerberater in Anspruch nehmen. Sie kostet zwar, doch erklärt er, auf was Studierende achten müssen und hilft auch bei der ersten Steuererklärung. Zudem können die Steuerberaterkosten im Folgejahr abgesetzt werden.

Finanzielle Pflichten

Mit der Selbstständigkeit kommen Pflichten auf Studierende zu, die unbedingt zu beachten sind. Natürlich müssen Steuern gezahlt werden, doch gibt es auch andere Punkte, die nicht vergessen werden dürfen:

  • Sozialversicherungen - viele Studierende sind wahlweise über die Eltern oder aber selbst krankenversichert. Mit dem Beginn der Selbstständigkeit muss unbedingt geklärt werden, ob sich der Versichertenstatus ändert. Gerade wenn das Geschäft gut läuft, kann es sein, dass deutlich höhere Beträge fällig werden. Das liegt aber auch an der Art der Tätigkeit. Wer auf selbstständiger Basis als Grafiker oder Handwerker arbeitet, der kann die Einnahmen über die Auftragsannahme steuern. Wer jedoch als Künstler arbeitet oder selbst Ware verkauft, hat oft kaum Einfluss auf die Einnahmen. Wird ein Bild mit einem Mal für 10.000 Euro gekauft, ist die Einkunftsgrenze schnell überschritten.
  • KSK - wer einen künstlerischen Beruf ausübt, der ist dazu verpflichtet, in die KSK einzutreten. Sie übernimmt nun einen Teil der Sozialversicherungsbeiträge. Aber: Wer als Selbstständiger andere Künstler beauftragt, beispielsweise, um die Designs für den Onlineshop zu erstellen, muss für diese Beauftragung eine KSK-Abgabe leisten, sofern die Jahresrechnungssumme über einem bestimmten Wert liegt.
  • IHK - je nach Berufsgruppe ist eine Mitgliedschaft bei der IHK notwendig, sodass auch hier Abgaben fällig werden. Dasselbe gilt für die Handwerkskammern, die ebenfalls Mitgliedschaften und Beiträge fordern.

Übrigens sollten sich Studierende, die BAFÖG erhalten, vor der Selbstständigkeit informieren, welche Regeln für sie gelten und ob die Selbstständigkeit Probleme bereiten könnte. Bei Unterstützungen kann es schnell geschehen, dass der Studierende nicht mehr als Vollzeitstudent betrachtet wird, gerade dann, wenn die Selbstständigkeit echte Einnahmen generiert.

Was ist sonst noch zu beachten?

Je nach Tätigkeit sollte direkt an eine Berufshaftpflichtversicherung gedacht werden. Gerade Handwerker, ITler oder auch einige Dienstleister sind nur auf der sicheren Seite, wenn sie eine gute Versicherung im Rücken haben. Einige Beispiele:

  • Handwerk - der Handwerker soll Möbelstücke aufbauen und teilweise an der Wand befestigen. Er bohrt versehentlich eine Wasser-, Strom- oder Heizungsleitung an. Als Selbstständiger muss er für den Schaden und die Folgeschäden aufkommen. Ohne eine Versicherung zahlt er schnell Beträge in fünfstelliger Höhe aus der eigenen Tasche.
  • IT - der Itler soll neue Software für ein Unternehmen aufspielen. Irgendwas geht schief und die gesamten Daten werden gelöscht.
  • Dienstleister - der Studierende bietet Finanzdienstleistungen an, berät aber versehentlich falsch. Auch nun kann er belangt werden, wenn er keine Versicherung hat.

Einige Selbstständigkeiten erfordern übrigens eigene Versicherungen. Gerade im medizinischen Bereich sind spezielle, berufsspezifische Versicherungen notwendig, um überhaupt praktizieren zu dürfen. Studierende sollten sich daher unbedingt vor der Aufnahme der Tätigkeit genau informieren, welche Absicherungen sie benötigen und welche sinnvoll sind. Anderenfalls kein ein kleiner Fehler mühelos den Großteil der kommenden Jahre ruinieren.

Fazit - vor dem Start beraten lassen

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist zu begrüßen, dennoch sollte sich jeder Studierende vorab genauestens beraten und prüfen, ob es Probleme geben könnte. Jede selbstständige Tätigkeit ist mit Pflichten verbunden, die ganz unterschiedlicher Natur sein können. So haben Künstler wesentlich weniger formelle Dinge zu regeln, als Handwerker oder Dienstleister. Die zuständigen Kammern und auch das Finanzamt beraten jedoch gerne.

Ein Gastbeitrag von Simon Simon.