Zeitmanagement: 5 erfolgreiche Tipps vom CEO

Generation „Why“ in der Führungsetage! Ich durfte als Praktikant einen Monat lang Peter Blersch, den CEO der Adecco Group Germany, einen Monat lang zu jedem Termin begleiten. Dabei habe ich vieles gelernt, besonders über strukturiertes Arbeiten. Denn klar ist: Der Tag eines CEOs ist genauso lang wie der eines jeden Mitarbeiters. Um jedoch alle Anforderungen meistern zu können, müssen Topmanager besonders sorgsam mit ihrer Zeit umgehen. Wie sie Stunden „sparen“ und diese in effektives Arbeiten und erfolgreiche Ergebnisse investieren, verrate ich hier

Max Ole Hubert, Teilnehmer CEO for One Month

 

WORK HARD, PLAY HARD

Ich habe in den letzten Wochen etwas über Vorstände gelernt, was ich vorher immer bezweifelt habe: Das Pensum von bis zu 15 Stunden Arbeit am Tag ist grenzwertig anstrengend. Die Kunst hierbei ist das Pausenmanagement. Selbst wenn für ein längeres Mittagessen oder einen Snack am Nachmittag eher selten Zeit ist, sind kurze, nur minutenlange Phasen für sich selbst der Schlüssel zum Erfolg. Das Geschehene nochmal Revue passieren lassen, sorgt für ein klares Bewusstsein und die nötige Ordnung im Kopf.
Egal welche Aufgabe es zu bewältigen gilt: Seien es kleinere Herausforderungen oder ambitionierte Jahresendziele - eine klare Herangehensweise muss vorgegeben sein. Die Ziele müssen von den Führungskräften eindeutig vorgegeben, Prozesse definiert und eine konkrete Deadline bestimmt werden, damit das ganze Team an einem Strang ziehen kann. Ich habe ganz neu erkannt, wie wichtig es ist (so mühsam oder herausfordernd das auch sein mag) Ziele für sich, das Team oder die ganze Firma klar anzusprechen. Nur dann kann man sich wirklich an den eigenen Ansprüchen messen.

SETZE PRIORITÄTEN – UND SCHLUCKE DIE KRÖTE

Die „Eat the frog“-Methode sagte mir vor meinem Praktikum nichts, die Bedeutung habe ich aber gleich zu Beginn meines Praktikums in der Führungsebene erfahren. Es gilt den inneren Schweinehund so schnell wie möglich zu überwinden, sodass dieser im Laufe des Tages den Work-Flow nicht mehr stört. Dieser Methode folgt auch Peter Blersch, und nachdem ich mich etwas eingelebt habe, fiel sie mir bewusst auf. Die unangenehmste Aufgabe des Tages wird immer als erstes angepackt. Sei es ein ins Stocken geratenes Konzept oder ein unangenehmes Telefonat – wenn man es möglichst früh angeht, hat man auch die nötige Energie. Zu späterer Stunde lassen Kraft und Konzentration nach. Ist die Kröte „geschluckt“, steigt nicht nur die Laune, sondern auch die Motivation. Dadurch, dass schon bereits etwas geleistet wurde, nimmt folgend auch der Druck ab. Weitere To-dos priorisiert man dann am besten à la ABC: A-Aufgaben sind wichtig und dringend, B-Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringend, C-Aufgaben sind dringend, aber nicht wichtig. #keineaufschieberitis


GEHE GEBÜNDELT VOR – #BATCHING

Wenn mehrere ähnliche Aufgaben zu erledigen sind, sollte man die anstehenden To-dos stapeln („Batching“). Auch Elon Musk steigert seine Produktivität, indem er Themenblöcke nacheinander abarbeitet. Zunächst verschickt er beispielsweise alle E-Mails, dann entwirft er Grafiken und zuletzt legt er die Terminpläne an. Durch die Bündelung bleibt man im „Flow“ und kann alles blockweise schneller wegarbeiten.  Jack Dorsey, Mitgründer und CEO von Twitter und Square, geht sogar so weit, dass er ganzen Tagen bestimmte Themen gibt. Und zwar, damit er nicht ständig von einer Sache zur nächsten „abzwitschern“ muss. Man kann beispielsweise „Focus Days“ und „Buffer Days“ einführen. An den Fokustagen beschäftigt man sich mit den „High Priority Tasks“, an den Puffertagen mit Routinetätigkeiten, Kleinigkeiten und liegengebliebenen Dingen. 

 

DELEGIERE EINZELNE AUFGABEN – PER KLICK

Im Alltag von Führungskräften ist Zeit die knappste Ressource. Eine Untersuchung der Havard Business School bestätigte meine Empfindung: CEOs verbringen mehr als 70 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings – durchschnittlich sind es 37 pro Woche. Nicht zuletzt deswegen gilt Delegieren als Königsdisziplin des Managements. Der CEO überträgt Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung an andere, damit er in der Lage ist, sich um das große Ganze zu kümmern. Ich selbst habe bemerkt, dass ich ebenfalls delegieren kann, um Zeit für mein wichtigstes Projekte zu sparen, auch wenn ich kein eigenes Team führe. Durch meine digitalen Helfer habe ich mir meine persönliche Unterstützung geholt. Zeitmanagement-Apps helfen, Daten und Dokumente zu verwalten, Moodboards zu erstellen und den Workflow zu optimieren. Auch Gruppenarbeit oder Teamkommunikation ermöglichen entsprechende Tools – ohne, dass ich meinen Schreibtisch verlassen muss.


SCHALTE (NICHT) AB – ABKAPSELUNG STATT ABLENKUNG

Jedem ist es bewusst, dass ein Smartphone auf dem Schreibtisch stört. Die bloße Gegenwart des Geräts kann unsere Aufmerksamkeit auf das Wesentliche negativ beeinflussen. Dies belegt auch eine Studie der University of Texas. Die Beeinträchtigung gleicht angeblich der von Menschen, die an Schlafmangel leiden. Damit ich der ständigen Verlockung widerstehen und mich auf die wesentliche Aufgabe konzentrieren kann, habe ich nur eine Wahl: Das Handy muss immer wieder für eine bestimmte Zeit verbannt werden. Peter Blersch empfiehlt seinen Mitarbeitern, das Smartphone an Meetings oder zu Kundengesprächen gar nicht erst mitzunehmen, damit wir uns vollkommen auf den Moment fokussieren können. Im Meeting, Mails zu checken, ist ein No-Go!  

 

Ein Gastbeitrag von Max Ole Hubert

 

Über die Adecco Group

Die Adecco Group ist der weltweit führende Partner für Personallösungen. Wir bieten täglich über 700.000 Menschen dauerhafte und flexible Beschäftigungen. Mit mehr als 34.000 Mitarbeitern in 60 Ländern verwandeln wir die Welt der Arbeit mit jedem vermittelten Job. Unsere Kollegen versorgen mehr als 100.000 Unternehmen mit dem Talent, den HR-Services und der Spitzentechnologie die sie brauchen, um in einer sich wandelnden Weltwirtschaft erfolgreich bestehen zu können. Als Fortune Global 500-Unternehmen gehen wir mit gutem Beispiel voran und schaffen gemeinsame Werte, die sozialen Bedürfnissen gerecht werden und gleichzeitig geschäftliche Innovationen vorantreiben. Unsere von Inklusivität, Fairness und Teamwork geprägte Kultur befähigt Einzelpersonen und Unternehmen, stärkt Volkswirtschaften und sorgt für die Schaffung besserer Gesellschaften. Diese Werte finden auch bei unseren Beschäftigten Anklang, die uns in der Liste der weltbesten Arbeitsplätze 2017 zur Nummer zwei gewählt haben. Wir schaffen Arbeit und Zukunft für alle.
Die Adecco Group ist in Zürich (Schweiz) ansässig. Die Adecco Group AG ist in der Schweiz registriert (ISIN: CH0012138605) und an der SIX Swiss Exchange (ADEN) notiert. Die Gruppe stützt sich auf acht Leitmarken: Adecco, Modis, Badenoch & Clark, Spring Professional bzw. DIS AG, Lee Hecht Harrison, Pontoon, Adia und YOSS.


 


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