Buchhaltung: Nichts einfacher als das!

Mit ein paar Tipps und Tricks bekommst du den lästigen Papierkram in Zukunft selbst bewältigt.
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Auch wenn du nicht die leiseste Ahnung von Buchhaltung hast, kannst du sie ganz einfach lernen. Hinzu kommt, dass du die Buchhaltung nicht nur als lästige Pflicht ansehen, sondern sie stattdessen lieber zu deinem Vorteil nutzen solltest. Wir verraten dir einige praktische Tipps und Tricks, mit denen du den lästigen Papierkram zukünftig im Handumdrehen selbst bewältigst.

Was ist Buchhaltung überhaupt?

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Unter dem Begriff Buchhaltung versteht man die zahlenmäßige und geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen. Dadurch ist gewährleistet, dass man stets einen umfassenden Überblick über die geschäftliche

  • Ertrags-,
  • Vermögens- und
  • Liquiditätssituation hat.

Damit ist sie nicht nur für die jeweilige Firma selbst die Grundlage für wichtige, geschäftliche Entscheidungen, sondern auch für Gläubiger, Banken und Behörden, wie beispielsweise das Finanzamt, eine wichtige Informationsquelle. Deshalb müssen einige Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden, damit sie auch für Dritte klar und ersichtlich ist.

 

Die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

  1. Ordnungsgemäße Erfassung aller Geschäftsvorfälle: Alle buchungspflichtigen Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen müssen zeitgerecht, vollständig und richtig erfasst werden. Nachträglich darf nichts mehr verändert werden.
  2. Keine Buchung ohne Beleg: Alle Geschäftsvorfälle müssen mit einem Beleg nachgewiesen werden.
  3. Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein: Die Buchführung muss mit System erfolgen, damit sie für jeden nachvollziehbar ist und sich Dritte innerhalb kurzer Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage des Unternehmens verschaffen können.
  4. Ordnungsgemäße Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen: Je nach Unterlagen ergeben sich nach dem Handelsrecht (§ 257 HGB Abs. 4) Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. zehn Jahren.

 

Die Elemente in der Buchhaltung

  • Im Grundbuch werden alle Geschäftsvorfälle mittels Buchung und Beleg chronologisch nach Datum geordnet.
  • Das Hauptbuch umfasst alle Sachkonten, in denen Geschäftsvorfälle entsprechend sachlicher Kriterien verschiedenen Konten zugeordnet werden.
  • Die Nebenbücher sind dazu da, um bestimmte Konten des Hauptbuches detaillierter zu beschreiben.

 

Praktische Tipps für die Buchführung

  • Frühzeitig beginnen: Möchtest du dir Säumniszuschläge ersparen, musst du deine Unterlagen fristgerecht einreichen. Setze dir einen festen, monatlichen Termin im Kalender, an dem du deine Unterlagen durchgehst und sortierst. So vermeidest du am Ende zeitliche Engpässe.
  • Thermopapier kopieren: Quittungen von Tankstellen, Restaurants oder Geschäften sind häufig auf Thermopapier gedruckt. Da die Tinte auf diesem Papier mit der Zeit verblasst, solltest du solche Belege grundsätzlich kopieren.
  • Auf das Wesentliche beschränken: Angebote, Lieferscheine, E-Mails und Briefe müssen in der Regel nicht zusammen mit den Belegen abgegeben werden. Am besten erkundigst du dich vorab, welche Dokumente du abgeben musst und welche du aussortieren kannst, um Zeit zu sparen.
  • Private und geschäftliche Ausgaben trennen: Wenn du private Einkäufe mit der EC-Karte deiner Firma bezahlst, musst du diese Privatausgaben auch entsprechend verbuchen, damit der Saldo des Geschäftskontos stimmt. Um dir diesen Aufwand zu sparen, begleichst du private Ausgaben am besten von vornherein mit deinem Privatkonto.
  • Auf Vollständigkeit achten: Achte auf die Vollständigkeit und Korrektheit deiner Unterlagen, um deine Buchführung in einem Aufwasch zu erledigen und zu vermeiden, dass du Unterlagen nachreichen musst. Das spart dir Zeit und Nerven.

 

Fazit

Wie wichtig die Buchhaltung ist, zeigt sich immer wieder in der Praxis. Wenn du deine Bücher von Anfang an ordentlich führst und diese Aufgabe zeitnah erledigst, hast du um immer einen umfassenden Überblick über deine geschäftlichen Finanzen und du sparst dir noch dazu Probleme und Ärger mit dem Finanzamt. Weitere Infos zum Thema Buchhaltung kannst du hier nachlesen.

Ein Beitrag des externen Autors Tobias Schmoll

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