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Online Lohnabrechnung

Eine Alternative um Kosten zu sparen?

Bei der Ausstellung von Personaldokumenten sind gewerbliche Arbeitgeber an gesetzliche Vorgaben gebunden. Gemäß Wikipedia ist die Entgeltabrechnung ein Dokument in Textform. In dieser Abrechnung müssen neben dem vereinbarten Arbeitsentgelt auch alle relevanten Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge aufgeführt werden und der Auszahlungsbetrag muss klar erkennbar sein. Seitens des Arbeitnehmers besteht wiederum die Verpflichtung, die Lohnabrechnung zu überprüfen und eventuelle Änderungen (Steuerklasse, Anschrift) unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen.

Gehaltsabrechnung online zählt zu den Arbeitspapieren

Eine Lohn- und Gehaltsabrechnung zählt zu den Arbeitspapieren und stellt im rechtlichen Sinn eine Holschuld dar. Demnach ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die Gehaltsabrechnung beim Arbeitgeber abzuholen. Nur in Ausnahmefällen muss ein Unternehmen den Mitarbeitern die Abrechnung nachschicken. Dennoch ist es in den meisten Betrieben üblich, die monatlichen Abrechnungen den Angestellten entweder persönlich auszuhändigen oder diese in das jeweilige Mitarbeiterfach zu legen. Oft werden die Monatsabrechnungen nicht im firmeneignen Lohnbüro sondern vom Steuerberater des Unternehmens erstellt. Seit einigen Jahren werden in Deutschland zunehmend professionelle Online-Lösungen verwendet, mit denen sich nicht nur Lohnabrechnungen erstellen, sondern auch Personaldaten kostensparend verwalten lassen. Eine gute Lohnabrechnungssoftware stellt Schnittstellen für Elster und Dakota bereit, ermöglicht die Teilnahme am ELStAM-Verfahren und führt die ständige Pflege aller Neuerungen im Lohnsteuer- und Sozialversicherungsrecht selbstständig im System durch. Dieser Dienstleister entwickelt moderne
Softwarelösungen und IT-Services für kaufmännische Anwendungen in den Bereichen Personal- und Finanzwesen. Die meisten Cloudlösungen verfügen neben der reinen Gehaltsabrechnung über zusätzliche Funktionen. Eine digitale Personalakte erleichtert die Organisation und Verwaltung von Personalunterlagen.

Computerbasierte Lohnabrechnung setzt sich durch

Fachleuten zufolge hat sich die Lohnabrechnung am Computer in den vergangenen Jahren auch bei kleineren Unternehmen durchgesetzt. Von den wenigsten Betrieben werden noch Excel-Tabellen erstellt, um die Höhe der Personalkosten zu ermitteln. Die Lohnabrechnung online wird zunehmend auch von Selbstständigen genutzt, während kleine und mittelständische Unternehmen bereits seit Längerem über einen Online-Dienst verfügen, der die Arbeit der Personalabteilung erleichtert. Im Personalbereich spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Experten empfehlen deshalb, vor der Entscheidung für eine Software, diese hinsichtlich der geforderten Datensicherheit genau zu überprüfen. Zwar bieten Online-Gehaltslösungen mehr Effizienz und Kostenersparnis, dennoch müssen personenbezogene Daten sorgfältig geschützt werden. Die neuen Gehalts-Softwares unterstützen das Unternehmen bei unterschiedlichen Aufgaben. Online gespeicherte Personalkosten lassen sich leichter auswerten, was wiederum die Personalplanung sowie die Erstellung von Prognosen erleichtert. Online-Lösungen erleichtern auch den Umgang mit dem aktuellen Steuerrecht. Bei vielen Systemen werden eventuelle Änderungen und Neuerungen automatisch eingepflegt, ohne das der Nutzer dies bemerkt. Mit einer cloudbasierten Lösung können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent erfasst werden, wobei der Computer auch Pausen und Abwesenheitszeiten registriert.

Auf Verschlüsselungen und andere Sicherheitsmaßnahmen achten

Mit einer leistungsstarken Gehaltssoftware können ebenfalls Personaleinsätze im Schichtdienst geplant werden. Für Unternehmen, die im Mehrschichtsystem arbeiten, stellen die Online-Systeme deshalb eine effiziente Unterstützung dar. Bei der Personalplanung können sogar Mitarbeiterwünsche sowie das Tauschen von Schichten realisiert werden. Cloudbasierte Lösungen bieten zudem den Vorteil, dass von unterschiedlichen Geräten auf die relevanten Daten zugegriffen werden kann. Dabei ist auch ein mobiles Personalmanagement möglich. Um Sicherheitsbedenken auszuschließen, wird den Unternehmen empfohlen, ausschließlich mit vertrauensvollen Anbietern zusammenzuarbeiten und auf Verschlüsselungen und andere Sicherheitsmaßnahmen zu achten. Fachleute raten, zur Verwendung zertifizierte Programme, um den notwendigen Datenschutz zu gewährleisten. Neben den geforderten Sicherheitsstandards muss eine Gehaltssoftware auch über eine einfache Bedienbarkeit verfügen, um für den Einsatz in der Personalabteilung geeignet zu sein.

Gastbeitrag


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